Mauritania: Coordinateur administration et finance

INTERSOS est une Organisation Humanitaire Non Gouvernementale, à but non lucratif, qui a l’objectif d’assister les victimes de désastres naturelles et de conflits armés.

INTERSOS, dans le cadre de ses activités en Mauritanie recherche de candidats pour la position suivante :

TITRE DU POSTE : Coordinateur administration et finance

LIEU D’AFFECTATION: Le titulaire du poste sera basé à Nouakchott

DATE DE DÉBUT : Du premier Mars 2016

LA DUREE: 12 mois

SOUS LA SUPERVISION DE: Chef de Mission (CdM) – superviseur hiérarchique et Directeur Régionale Finance – superviseur fonctionnel

CONTEXTE GÉNÉRAL DU PROJET:

INTERSOS est opérationnel en Mauritanie depuis Janvier 2009.

Suite au conflit éclaté dans le nord du Mali en janvier 2012 et l’arrivé des dizaines de milliers de Maliens en Mauritanie, en coordination avec les autorités mauritaniennes et les partenaires humanitaires, au début de la crise, l’UNHCR a mis en place le camp de M’Berra, à 50 km de la frontière avec le Mali, près de la ville de Bassikounou, dans la région du Hodh el Charqui. Il s'agit d'une région exposée à des niveaux élevés d'insécurité alimentaire, de malnutrition et de pauvreté. Dans ce contexte, à partir de Mars 2012, INTERSOS est partenaire d’UNHCR et d’UNICEF dans la protection (inclus la protection de l’enfance), les services communautaires et l’éducation au camp de M’Berra.

Depuis 2014 INTERSOS intervient également dans le domaine du droit foncier, au sud du pays et compte élargir ses activités dans le domaine de la securite alimentaire dans le pays.

Pour gérer ses activités dans le pays INTERSOS dispose d’un bureau de coordination à Nouakchott et d’une base à Bassikounou.

Le/la Coordinateur(trice) Administration et Finances s’insère dans le contexte d’une mission en expansion afin de garantir la gestion des aspects administratifs et financier de la mission.

RÔLE, TACHES ET RESPONSABILITÉS :

Le/la Coordinateur(trice) Administration et Finances est responsable de la performance technique correcte de toutes les activités de comptabilité et financière de la mission et de ses projets. Dans ce contexte, il/elle assure la gestion correcte et efficace des ressources financières, en conformité avec les procédures de l'organisation et les consignes du Chef de Mission et du Directeur Régionale Finance. Il/elle devra faire preuves d’honnêteté et transparence et garder le nécessaire niveau de confidentialité sur les informations acquises sur le lieu de travail. Il/elle répond directement au Chef de Mission (responsable hiérarchique) et au Directeur Régionale Finance (responsable fonctionnel).

Gestion comptable et financière

· Assurer la conformité avec les procédures INTERSOS et celles des donateurs;

· Maintenir un système de classement des documents physiques et électroniques;

· Assurer le respect du circuit de validation des achats;

· Assurer le payement de toutes les factures;

· Assurer la gestion et la comptabilité des projets, en collaboration avec les chefs de projet;

· Assurer le suivi budgétaires et la planification des dépenses, en collaboration avec les chefs de projet et le Chef de Mission;

· Participer à la rédaction des rapports destinés aux bailleurs de fonds pour la partie financière, administrative et logistique en collaboration avec les chefs de projet;

· Assurer la présence et collaboration pendant les audits des bailleurs de fonds;

· Préparer les planifications économiques et financiers des projets, en fonction des contraintes financières et budgétaires, en suivant les indications du chef de mission et des chefs de projet, faisant usage des instruments administratifs de l’ONG;

· Soumettre la planification économique et financière de la mission au chef de mission pour approbation, et fournir le chef de mission et chefs de projet avec des données régulières de contrôle, en soulignant les éventuels écarts par rapport aux planifications, les erreurs et les problèmes qui peuvent survenir;

· Gérer la comptabilité de la mission et des projets et coordonner le personnel administratif;

· Assumer la responsabilité de la trésorerie, assurer la conformité avec les procédures existantes; signaler les pénuries ou les vols;

· Mettre à jour la situation économique et financière de la mission et des projets, en termes de dépenses, crédits, trésorerie et liquidités disponibles;

· Rédiger et mettre à jour mensuellement les parties administratives/financières du document « Global Management » et le partager au Chef de Mission.

1. Gestion de la caisse

· Enregistrer obligatoirement le même jour dans le livre de caisse toutes les entrées de fonds avec leur provenance et toutes les sortie de fonds avec leur destination;

· Assurer la vérification et traitement minutieuse des toutes les pièces justificatives comptables de la mission;

· Tenir les livres de caisse en veillant à enregistrer chaque dépense dans le livre correspondant.

· Exécution de toute autre tâche additionnelle pertinente, sur demande de la hiérarchie (Chef de Mission et Directeur Régionale Finance)

1. Ressources Humaines

· Assurer la gestion des dossiers du personnel et documents relatifs au staff national. (Classement, suivi procédure de Ressource Humaine, suivi législation de travail selon le code de travail du pays, etc.);

· Assumer la responsabilité du registre du personnel national;

· Collaborer avec le Chef de mission à l’identification et au respect des lois du travail en vigueur;

· Etre responsable de la conformité de la gestion des RH avec les lois du travail du pays

1. Gestion Administrative

· Assurer la signature de : Fiche de présence, requête d’achat, - contrats - cover page, etc.;

· Participer aux réunions pertinentes avec les bailleurs (négociation et révision des projet, etc.) et les partenaires (groupe de travail RH des ONG internationales, etc.);

1. Approvisionnement

· Assurer la bonne exécution des procédures d’approvisionnement des biens, travaux et services en conformité aux procédures INTERSOS et donateurs.

1. Elaboration de proposition des projets en collaboration avec le Chef de Mission

· Garantir la bonne élaboration du budget, en contrôler la conformité et la cohérence des lignes budgétaires, ainsi que la conformité avec les procédures en vigueur;

· Evaluer les nouvelles exigences administratives en prévision des activités estimées.

PROFIL DU CANDIDAT (Formation, Expérience, Compétences, Attitudes)

· Titre universitaire en gestion et finance ou autres domaines similaires.

· 3 ans d’expérience dans un poste similaire;

· Expérience en Afrique sahélienne (souhaitable);

· Excellentes compétences financières, analytiques et rédactionnelles;

· Bonne connaissance de MS Office

· Capacité d'intégrer et de bien travailler/gérer des équipes multiethniques et multiculturelles;

· Capacité d'obtenir des résultats de manière efficace, sous pression et compte tenu de la qualité et des ressources disponibles.

· Capacité à évaluer les compétences en administration/finance du staff et à les former;

· Compétences organisationnelles solide et capacités de résoudre les problèmes;

· Expérience à établir et maintenir des relations de coopération avec les donateurs et les autorités;

· Aptitude à travailler en équipe et de manière autonome;

· Connaissance des procédures de UNHCR, UNICEF, BPRM et de l’Union Européenne (souhaitable);

· Parfaite maitrise du Français (écrit et parlé).

· Maitrise de l’Anglais et/ou de l’Arabe (souhaitable).

· Esprit d’adaptation à des conditions de vie simples, à un climat sec chaud/très chaud et à des contraints de sécurité

· Excellent sens relationnel, diplomatie et approche partenariale

· Flexibilité et capacité de travail dans un contexte difficile, sous pression et dans un milieu souvent non confortable;

· Capacité de communication et de travail en équipe et dans un contexte multiculturel;

· Respect des valeurs/mission INTERSOS.

Candidature (CV, lettre et références) doit être soumis à:

recruitment@intersos.org en précisant le sujet “Coordinateur admin_Mauritanie”